Τι είναι ακριβώς η Διαχείριση αποθεμάτων και αποθήκης και πως μπορεί να βοηθήσει τελικά?

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν δύο τρόποι για να διαχειριστείτε το απόθεμά σας και την αποθήκη σας.

Ένας τρόπος είναι η φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και στη συνέχεια η αντιπαραβολή του πραγματικού σας αποθέματος με τα στοιχεία που εμφανίζονται στα βιβλία σας, αφού έχετε πρώτα υπολογίσει σωστά τις εισερχόμενες παραγγελίες και τις εξερχόμενες πωλήσεις. Αυτή είναι  η μέθοδος της «παλιάς σχολής» και σίγουρα μακροχρόνια δεν ωφελεί κανένα επιχειρηματία που σκέφτεται στρατηγικά και θέλει να αυξήσει τον κύκλο εργασιών του.

Οι σύγχρονες επιχειρήσεις που θέλουν να έχουν αυτοματοποιημένες διαδικασίες, ευελιξία σε όλα τα στάδια εισροών και εκροών προϊόντων και διαχειρίζονται δεκάδες κωδικούς καθημερινά σίγουρα δεν ευνοούνται με την μέθοδο «φυσικής καταμέτρησης των αποθεμάτων».

Χρειάζονται μηχανογραφημένη αποθήκη για να παρακολουθούν τις πωλήσεις και τις παραγγελίες σε πραγματικό χρόνο και να ενημερώνουν τα αποθέματά τους αμέσως μετά από κάθε συναλλαγή.

Αναρωτηθείτε ποια είναι η μεγαλύτερη πρόκληση ενός σύγχρονου επιχειρηματία στο συνεχώς διευρυμένο ανταγωνιστικό περιβάλλον;

Δεν είναι η επίτευξη των μέγιστων περιθωρίων κέρδους ώστε να είναι πιο ανταγωνιστικός στις τιμές των προϊόντων του και πιο ισχυρός στις διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές του;

Προφανώς και ναι. Και μόνο με αυτοματοματοποιημένες real time διαδικασίες μπορείτε να έχετε αυτή τη δυνατότητα.

Οι σύγχρονες επιχειρήσεις εστίασης που έχουν γίνει σχεδόν One stop shop σημεία και προσφέρουν μία ευρεία γκάμα επιλογών στον πελάτη τους δε γίνεται να μην έχουν real time ενημέρωση των κινήσεων και να μη γνωρίζουν με μία κίνηση ποια προϊόντα καταναλώνονται περισσότερο, ποια λιγότερο και ποια καθόλου!

Η μηχανογραφημένη αποθήκη δεν βοηθάει μόνο στην απλή καταγραφή των αποθεμάτων αλλά η συμβολή της είναι πολύ σημαντική σε όλο το κύκλωμα εισροών-εκροών και τελικά στις καθημερινές σας πωλήσεις και στο μηνιαίο πλάνο κίνησης των ειδών.

Πληροφορίες διαχείρισης σε πραγματικό χρόνο

Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα ενός μηχανογραφικού συστήματος διαρκούς απογραφής είναι ότι σας δίνει τις πληροφορίες διαχείρισης που χρειάζεστε σε πραγματικό χρόνο. Αυτό ξεπερνά τα τρέχοντα ποσοστά πωλήσεων και τα επίπεδα αποθεμάτων, στην καρδιά των λειτουργιών σας. Εξετάστε το κόστος πώλησης αγαθών για παράδειγμα.

Είναι ένας αριθμός που μετρά πόσο αποτελεσματικά μετατρέπετε τις προμήθειες σας σε έσοδα από πωλήσεις ή, σε περίπτωση λιανοπωλητή, ποια είναι τα περιθώρια που έχετε στα προϊόντα που έχετε πουλήσει.

Καλύτερη λήψη και αποστολή παραγγελιών

Τα μηχανογραφημένα συστήματα απογραφής καθιστούν απλούστερες τις παραγγελίες αποστολής και παραλαβής και αφήνουν λιγότερο χώρο για σφάλματα. Μπορείτε να σαρώσετε απλώς το προϊόν σε απόθεμα όπως το παραλαμβάνετε και θα εμφανιστεί στο απόθεμα που διαθέτετε.

Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο, όταν στέλνετε μια παραγγελία στους πελάτες σας, μπορείτε να σαρώσετε κάθε στοιχείο από το απόθεμα.

Πρακτικά λοιπόν σας απλοποιεί τις διαδικασίες και σας βοηθάει να παραλαμβάνετε σωστά, να ενημερώνετε αυτόματα ενδεχόμενες αλλαγές τιμών, να γνωρίζετε ποια προιόντα πρέπει να συμπληρώσετε, να καταργήσετε, να αντικαταστήσετε. Δηλ. να διαχειριστείτε άμεσα, σωστά και προς όφελός σας τις παραγγελίες σας. Με το σύστημα μηχανογραφημένης αποθήκης μπορείτε να:

  • διαχειριστείτε τις παραγγελίες σας σύμφωνα με τις πραγματικές ανάγκες σας
  • περιορίσετε του κωδικούς που δεν έχουν κίνηση,
  • αναπληρώσετε γρήγορα προϊόντα και πρώτες ύλες,
  • διαχειριστείτε πιο αποτελεσματικά την εποχικότητα,
  • συλλέξετε και να αξιοποιήσετε στατιστικά στοιχεία
  • κάνετε ευκολότερη τη διαδικασία απογραφής

Πολλαπλά οφέλη προκύπτουν όπως καταλαβαίνετε για τους επιχειρηματίες του κλάδου, που τώρα πλέον έχουν την δυνατότητα της άμεσης πρόσβασης σε έγκυρες επιχειρησιακές πληροφορίες που τους οδηγούν στην γνώση της πραγματικής εικόνας των επιχειρήσεών τους και επομένως στην έγκαιρη λήψη ορθών αποφάσεων

Μέσω της υφιστάμενης τεχνολογίας οι επιχειρήσεις του κλάδου έχουν την ευκαιρία να οργανώσουν διαδικασίες ασφάλειας και ελέγχου της λειτουργίας των, εξασφαλίζοντας παράλληλα την ταχύτερη και ποιοτικότερη εξυπηρέτηση των πελατών τους

Πολύ γρήγορα θα διαπιστώσετε ότι  η ορθολογική διαχείριση των αποθεμάτων σας, όπως προκύπτει από  τη μηχανοργάνωση θα οδηγήσει βάσει στοιχείων, σε τουλάχιστον 20% μείωση ακίνητου αποθέματος και θα βελτιώσει τα οικονομικά αποτελέσματα της επιχείρησής σας, ανοίγοντας το δρόμο για άλλες προσοδοφόρες κινήσεις και ενέργειες.

Στο σύγχρονο ανταγωνιστικό περιβάλλον η σωστή διαχείριση των αποθεμάτων είναι περισσότερο επιτακτική από ποτέ αφού συμβάλλει στην καλύτερη οργάνωση των αγορών σας ενώ παρέχει τη δυνατότητα αναζήτησης και προμήθειας νέων προϊόντων, μέσω της ρευστότητας που δημιουργείται από τον εξορθολογισμό των  παραγγελιών σας.

Όσο τα περιθώρια κέρδους μιας επιχείρησης μειώνονται, τόσο μεγαλύτερη σημασία αποκτά η διαχείριση στο σύνολό της, με τη διαχείριση του αποθέματος (στοκ) να έχει πρωτεύοντα και νευραλγικό ρόλο.

Ράνια Μπατή  Marketing & Branding @Sunsoft