Η τεχνολογική εξέλιξη και η ενσωμάτωση τεχνολογικών εργαλείων από μια σύγχρονη επιχείρηση, ειδικά όταν πρόκειται για εστιατόριο ή ξενοδοχείο, παίζει καθοριστικό ρόλο σήμερα.
Ως εκ τούτου, η επιλογή του κατάλληλου λογισμικού για την επιχείρησή σας είναι κρίσιμη για την αποτελεσματική λειτουργία και την ανάπτυξή της συνολικά στον σύγχρονο κόσμο. Με την ποικιλία των επιλογών που υπάρχουν, η διαδικασία μπορεί να φανεί συναρπαστική αλλά και πολύπλοκη. Ωστόσο αν ακολουθήσετε τη διαδικασία βήμα – βήμα, η απόφαση θα γίνει πιο σωστά και γρήγορα.
Ακολουθούν ορισμένα χρήσιμα tips που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό για το εστιατόριο ή το ξενοδοχείο σας:
- Καθορίστε τις ανάγκες της επιχείρησής σας: Ποιες λειτουργίες (λ.χ. λογιστικά, διαχείριση ταμείου, τραπεζιών ή αποθήκης, delivery ασύρματη παραγγελιοληψία, γέφυρα παραγγελιών, statistics και reporting κ.λπ.) χρειάζεστε και ποια είναι τα προβλήματα που θέλετε να λύσετε με το λογισμικό; Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησής σας, αλλά και τις απαντήσεις σας σε καίρια ερωτήματα, θα μπορέσετε να προσανατολιστείτε στο αν θέλετε π.χ. μια ολοκληρωμένη σουίτα εφαρμογών εστίασης όπως η Αμβροσία, ή αν χρειάζεστε ένα άλλο λογισμικό για online κρατήσεις.
- Ορίστε τον προϋπολογισμό σας: Καθορίστε τον διαθέσιμο προϋπολογισμό για το λογισμικό που σας ενδιαφέρει, πάντα λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες τις επιχείρησής σας. Ένα λογισμικό είναι καίριας σημασίας και σίγουρα, θα διευκολύνει μια ευρεία σειρά day-to-day εργασιών. Για αυτό μείνετε on budget αλλά μην περιοριστείτε με κάτι οικονομικό μεν, αμφιβόλου ποιότητας δε. Το λογισμικό που θα επιλέξετε, πρέπει να είναι υψηλής ποιότητας όπως και οι υπηρεσίες που προσφέρετε στους πελάτες σας.
- Κάντε εκτενή έρευνα αγοράς: Ψάξτε για μια σειρά από λύσεις που προσφέρονται στην αγορά, διαβάστε αξιολογήσεις και συγκρίνετε τις λύσεις μεταξύ τους. Το ότι ένα λογισμικό ταιριάζει σε μια επιχείρηση δεν σημαίνει απαραίτητα πως ταιριάζει και στη δική σας. Ωστόσο διαβάζοντας κριτικές και σχόλια μπορείτε να έχετε μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα για την ποιότητα και τις δυνατότητες του. Από εκεί και πέρα, πρέπει να προσεγγίσετε την εταιρεία που παρέχει το λογιστικό που σας «κέρδισε» και να δείτε πως μπορεί να δημιουργηθεί ένα λογισμικό κομμένο και ραμμένο στις ανάγκες τις επιχείρησής σας.
- Δώστε έμφαση στη συμβατότητα και την ενσωμάτωση: Είναι πολύ σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό που θα επιλέξετε θα μπορεί να συνδυαστεί με τα υπάρχοντα συστήματα που χρησιμοποιείτε, βελτιώνοντας ουσιαστικά την επιχείρησή σας. Συζητήστε με τους ειδικούς, ρωτήστε ό,τι θεωρείτε απαραίτητο και λύστε τυχόν απορίες. Κάθε εταιρεία, όπως και η Sunsoft, με την απαραίτητη κατάρτιση και γνώσεις, πρέπει να σας καθοδηγήσει ώστε να αποκτήσετε το λογισμικό εκείνο που θα μεταμορφώσει το ξενοδοχείο ή το εστιατόριο σας.
- Κάντε focus στην ευκολία χρήσης: Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό να θυμάστε πως το λογισμικό που θα επιλέξετε πρέπει να είναι εύχρηστο και εύκολο στην εκμάθησή του για τους υπαλλήλους σας. Μπορεί ένα λογισμικό F&B Management να διαθέτει μια σειρά από περίπλοκες λειτουργίες (π.χ. διαχείριση παραγγελιών σε προμηθευτές, διακινήσεις ειδών ανά αποθήκη κ.λπ.), ωστόσο πρέπει να διευκολύνει το σύνολο των λειτουργιών και όχι να δημιουργεί προβλήματα ή περιττό άγχος.
- Δώστε σημασία στη διαθέσιμη εκπαίδευση και υποστήριξη: Ελέγξτε εάν προσφέρεται εκπαίδευση (on the job training) για τη χρήση του λογισμικού, εκπαίδευση σε πραγματικές συνθήκες και χρόνο (real time conditions), καθώς κι επαρκής υποστήριξη (εκπαιδευτικό follow up σε κάθε αναβάθμιση).
- Σιγουρευτείτε ότι υπάρχει η δυνατότητα αναβαθμίσεων: Εξετάστε αν το λογισμικό που θα επιλέξετε μπορεί να αναπτυχθεί και να προσαρμοστεί στις μελλοντικές ανάγκες του εστιατορίου ή του ξενοδοχείου σας καθώς η τεχνολογία προχωρά (και σίγουρα δεν θέλετε να μείνετε πίσω) κερδίζοντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
- Δοκιμάστε διαφορετικά λογισμικά: Μια χρήσιμη συμβουλή, που θα σας φανεί ενδεχομένως σωτήρια, είναι το να δοκιμάσετε trial εκδόσεις για να αξιολογήσετε τη λειτουργικότητα του εκάστοτε λογισμικού πριν προχωρήσετε στην τελική αγορά. Είναι σημαντικό εξάλλου να βρείτε το λογισμικό εκείνο που θα εξυπηρετεί πλήρως τις ανάγκες και τα θέλω σας. Αυτό θα αποτελέσει και την πραγματική κι ουσιαστική επένδυση για την επιχείρησή σας.
Ένα καλό λογισμικό δεν είναι απλώς ένα εργαλείο, αλλά μια σπουδαία επένδυση στην αποτελεσματικότητα και την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησής σας. Συνεπώς, με τη σωστή επιλογή λογισμικού, μπορείτε να βελτιώσετε τις λειτουργίες σας, να εξοικονομήσετε χρόνο και πόρους, να έχετε τον πλήρη έλεγχο και να προσφέρετε κορυφαίες υπηρεσίες στους πελάτες σας.
